ジモティーでのタスク管理について

こんにちは ジモティーでiOSエンジニアをしている小林です

今回ジモティーで利用しているタスク管理ツール「JIRA」の活用及び利用促進活動をメインで担当する機会があったので、JIRAについて書いてみようと思います！

日頃、誰がどんなタスクをどのくらい抱えていて、進捗はそれぞれどうなっているのか。プロジェクトの管理者やマネジメント者はその辺りを把握するためにタスク管理ソリューションを何かしら使っていると思います。

ジモティーでなぜJIRAが採用されたのか、使ってみてどうだったのかをご紹介していこうと思います！

背景

弊社ではもともとRedmineを利用して課題の管理をしていました。 なぜJIRAにしたかというと、非エンジニアとのタスクについてのコミュニケーションに課題を感じていたからです。

実はチーム単位ではTrelloなど導入していて個々に最適化はしていたものの、全社導入するにあたっての諸要件をクリアできなかったので数あるサービスから消去法でJIRAが候補として残った経緯があったりします。

JIRAとは

JIRA Softwareは、Atlassian(アトラシアン)社が開発した課題管理ツール(プロジェクト管理ツール)です。その高度なカスタマイズ性により、バグ管理ツールの枠を超えて、タスク管理、工数管理、進捗管理、スケジュール管理などプロジェクト全般を広く管理します。複数プロジェクトの進捗やタスクを一元管理します。

JIRA Softwareは、チーム内でのタスクの見える化を簡単に実現します。

スクラム、カンバンに対応しています。 参照：ricksoft

アジャイル開発で課題となるタスク管理、工数管理、進捗管理、スケジュール管理、振り返りが１パッケージで可能で、しかもある程度の見易さ・使いやすさが売りという感じです！

JIRAの良さ

Kobito.RTkna4.png

ジモティーではアジャイル開発を行っているためスクラムモードで運用しています。 スプリント毎にタスク・アサインの管理ができるのが選択のポイントでした。

  1. 誰が何をしてるのか分かる！ Kobito.P522It.png 進行中のスプリントが表示されている画面で、進行中のタスクはそれぞれ誰が担当しているのか一目瞭然！

  2. 誰がどれだけ作業しているのか分かる！ Kobito.JrHSiR.png 進行中のスプリントでメンバーがどのようなアサイン状況か一覧できるのでスプリントにどれだけタスクを入れられるか判断しやすくなりました

  3. 非エンジニアからも進捗が把握し易い！ これだけビジュアライズされているので、Redmineに煩雑さを感じていた方も直感的にみやすくなったのではないでしょうか！

  4. 作業依頼がしやすくなる！ スプリント毎にどの程度タスクが埋まっているのか把握できるので、Aさんの工数余裕ありそうだから、〇〇の修正やってもらえるかな？など見込んでから依頼ができるのでスムーズなコミュニケーションができるようになりました

  5. 振り返りが明快になる！ JIRAにはスプリント毎のレポート機能があり、バーンダウンチャートや完了タスク・繰越タスクを確認しながら振り返りを実施できます。 ジモティーでは要振り返りタスクにラベルを設定して振り返るべきタスクを明確にしリリース結果の数値を見ながら円滑に振り返り会議を進めています 次回スプリントへのフィードバックもタスクのコメントにメッセージを残すことで振り返り会議に参加していないエンジニアへの情報共有も漏れがなくなりました！

  6. 適切なワークフローを意識して手戻りが減る！ JIRAの使い始めは特にフローを意識せず作業前-作業中-完了でやっていたのですが、ヒアリングを行い現状で最善なワークフローとなるよう整理してJIRAヘ反映させました。 タスク毎にどのような観点が必要かアサイン者が理解しやすくなる、或いはレビュー者のレビュー観点漏れ抑止にも繋がり手戻りが減り気持ちよく作業ができる環境へ近づいたのではないでしょうか。

運用のコツ

２ヶ月程ですが運用した気づきを書いていこうと思います

ワークフロー

ワークフローの整理は導入初期にするべきです。自分たちのタスク遂行がどのようなフローで行われていて、どこでスタックしているのかを整理することで最善なフローへ導くことができると思います。そのフローをJIRAへ反映させ、タスクを遂行する上での留意点を意識しやすくすることで考慮漏れや共有漏れが減るのではないでしょうか。

工数見積もりの見える化

最初の設定が煩雑な気もしましたが、徐々に使い慣れていき「JIRAの良さ」で説明した通り、工数の把握がしやすい形にしていきました。

JIRAコメントでの進捗共有

レビューや重要なチェック要素についてはコメントにログを残すようにしています。例えば予想見積もりを超える工数を要したタスクの振り返り時にログを見返すことで適切なフィードバックを得られるようになります。

エピックの活用

エピックは通常長期に渡る案件を管理する箱のようなものですが、ジモティーではタスクの振り分け用に使用しています Kobito.bIffej.png 各エピックへ関連づけられたタスクを、エピック毎に把握しやすくなり手薄になっている観点や今後の施策立案の適正さの維持に役立っています

振り返り

タスク毎に振り返り記載用のフィールドを用意して、数値的振り返りが必要なタスクについて担当者が記載するようにしています。 振り返りが必要なタスクへのラベル付けと合わせて、円滑に振り返りミーティングを進められるようになり、適切なフィードバックが行えるようになりました。

まとめ

今回、エンジニアメンバーへのJIRA利用促進と合わせて、マネジメントサイドへのJIRAを用いた状況確認の方法の共有をさせてもらいました。 そこでの気づきは、作業フローの属人化やスタックしやすいフローを継続しているシーンなど散見されることを認識出来たのが改善に直結したと感じました。 把握できた課題をJIRAを通して改善へ導くことも非力ながら貢献できたのかなと思います。

JIRAは機能が豊富だし、拡張性も非常に高いので各組織での最適な利用方法は千差万別だと思います。しかし、できることをしっかり理解して組織に根付くことを最優先に運用することで作業する側もマネジメントする側も気持ちよく働けるようになると実感しました。

このエントリーが参考になれば幸いですが、JIRAに限らず色々な管理手法を試していこうと思うので何か発見があったときに、またここでご紹介できればと思います！